Ouverture de l’assemblée à 14h le 11 septembre 2020 sous la présidence de Marc Julien

 

Comme vous le savez le 11 septembre nous avons eu notre assemblée générale dans la salle Georges Brassens. Les mesures sanitaires actuelles nous ont obligé à réduire le nombre de personnes présentes et à obliger le port du masque lors de cette réunion.  86 adhérents étaient présents dont 41 étaient munis d’un pouvoir. Ce qui nous faisait 127 votes pour 420 adhérents.

 

Bilan moral par Marc Julien Président

Plusieurs choses et en priorité la COVID et les mesures que cela implique. Notre première assemblée générale non suivie d’un buffet permettant d’échanger ensuite.

Un accueil qui a fait preuve de solidarité par le biais des mails envoyés aux adhérents, des appels téléphoniques ou texto à ceux qui n’avait pas d’ordinateur. Les couturières qui ont fabriqué de masques pour ceux qui en avaient besoin ou les petits groupes qui restaient en contact.

Une nouvelle municipalité plus proche et surtout à notre écoute. Ils sont au courant pour nos locaux et j’espère que nous aboutirons à une solution qui nous permet de fonctionner de manière plus efficace qu’actuellement.

Malheureusement des annulations et des festivités qui n’auront pas lieue au moins jusqu’à la fin de l’année. Toutefois, lorsque la situation redeviendra un minimum normal l’accueil sera en mesure d’organiser une grande fête avec animations et repas tout en payant la facture globale.

Pour les bourses aux vêtements après avoir annulé celle du printemps, c’est au tour de celle d’automne. Nous espérons tous que celle d’avril l’année prochaine pourra avoir lieu.

Reprise des activités à partir du 1er octobre pour les animateurs qui le souhaitent. La circulation entre les ateliers doit être organisée en décalant les activités d’1/4 heure pour éviter les croisements. Nombre limité dans les salles et masques obligatoires. Désinfection des lieux par les ateliers entrants. Ce qui permet que chaque participant soit certain que cela est fait.

La plupart des animateurs feront un cours tous les 15 jours afin de pouvoir conserver le même nombre de participants.

Pour les salles extérieures, Lacoste, Nébian, Ceyras, l’hôpital les mesures dictées par les propriétaires devront être respectées. Pour l’hôpital plus de salle disponible pour la sophrologie et la boite à chanson.

Chaque atelier devra fournir une feuille de présence remplie en quittant les lieux. Des exemplaires seront envoyés par mail. Toute personne ne s’inscrivant pas au bureau de l’accueil ne pourra pas participer à l’atelier. Les personnes participant aux ateliers et ne respectant pas les règles ci-dessus seront informés de la fermeture de l’atelier par mail et l’animateur devra remettre sa clef à un membre du bureau. La fermeture du bureau sera ensuite validée par le conseil. Il ne pourra y avoir aucun passe-droit.

L’atelier Yoga sera désormais réservé aux personnes actives de manière régulière dans l’association (animateurs, administrateurs, commissions) En cas de litige le conseil d’administration tranchera. Un atelier Qi Quong tenu par Maire-Reine De Bolster sera mis en place.

Toute personne dont l’absence sera non excusée plus de trois fois de suite se trouvera exclue de l’atelier et remplacée par une autre. Il s’agit d’une forme de respect d’informer l’animateur de sa non présence.

La marche, randonnée et balade sont 3 animations complémentaires ne pouvant être cumulées et sont réservées à des personnes de niveaux différents. Chaque participant à un des ateliers ne pourra s’inscrire aux deux autres.

La salle informatique est fermée et donc toutes les animations qui s’y déroulaient sont annulées sauf à prendre un autre créneau disponible dans les autres salles. De plus la salle qui sert à entreposer le matériel de la bourse aux vêtements étant désormais interdit d’accès, cette petite salle accueillera le matériel lors de la prochaine bourse.

La salle principale de l’accueil se libère temporairement le mercredi du fait de la situation sanitaire. Il n’y aura plus d’accueil pendant le marché le marché.

Et bien sûr si un adhérent à un doute sur sa santé, il lui appartiendra de prévenir l’animateur et d’attendre les résultats d’un test avant de fréquenter de nouveau son atelier.

Nous avons eu une réunion avec les animateurs juste avant l’AG afin d’échanger avec eux sur la reprise. Certains reprennent leur activité d’autre non.


Bilan des activités par Jean-Claude Echantillon. Vice-président

Sont passés en revue, le conseil d’administration et le bureau, les voyages, les sorties, les ateliers, les hôtesses, la bourse aux vêtements et les festivités.

Le bilan financier par Colette Auger. Trésorière.

Vous trouverez en pièce jointe le compte de résultat et le budget prévisionnel.

Il faut noter que l’ordinateur réservé à la compta est tombée en panne. Les comptes étant sauvegardé mensuellement il n’y a aura aucun souci toutefois, nous devons réinstaller le programme comptable.

Les comptes ont été réalisé manuellement.

A noter que la municipalité, qui nous prête gracieusement les locaux, nous a versé 800€ de subvention.

Les votes :

Plusieurs de l’assemblée était nécessaires :

  • Le budget : Vote à l’unanimité

 

  • Le compte de résultats : Vote à l’unanimité

 

  • Du fait de la limitation des personnes présentes dans chaque atelier. Un vote était nécessaire afin que l’assemblée précise si nous devions limiter les nouvelles adhésions cette année. Rappel est fait que cela concerne l’objet même de l’association qui est d’accueillir en vue de permettre à chaque adhérent de créer des liens sociaux et non de bénéficier d’une structure de loisirs.

Devons-nous accueillir de nouveaux adhérents ?

Contre : 3

Abstentions : 3

Pour : 121

 

  • Un débat s’est engagé pour les inscriptions car il convenait de prendre une décision afin de maintenir une situation équitable pour tous. Il a été décidé de voter sur la solution suivante :

 

  • Inscription en présentiel dans les locaux de l’accueil sans qu’aucun passe-droit ne soit possible. 4 administrateurs placés dans la grande salle prendront les inscriptions après paiement des cotisations dans la petite salle (trésorière et trésorière adjointe)
  • L’attente se fera dans la cour et chacun ne pourra accéder aux locaux que lorsqu’une place se libérera et sur indication de la personne chargée du dispatch
  • Le masque sera obligatoire. Du gel sera disponible à l’entrée.
  • 2 ateliers maximum par adhérent
  • 4 jours d’inscription suivant des catégories prédéfinies :

 

  • Activités manuelles et artistiques
    • Dessin aquarelles
    • Peinture à l’huile
    • Peinture sur soie
    • Mini raku
    • Patchwork
    • Couture
    • Artinelles
    • Emaux sur cuivre
  • Activités culturelles, Linguistiques et technique
    • Philosophie
    • Plaisir de lire
    • Psychologie
    • Allemand
    • Anglais
    • Espagnol écrit et parlé
    • Français
    • Informatique
    • Atelier photo
    • Club photo
  • Activités de détente et de loisirs
    • Scrabble duplicate
    • Rami
    • Tarot
    • Mah-Jong
    • Boite à chansons
    • Théâtre
    • Guitare 2 niveaux
  • Activités physiques ou de bien être
    • Yoga
    • Relaxation
    • Sophrologie
    • Aromathérapie
    • Marche
    • Randonnée
    • Balade
    • Qi-Quong

 

Vote à l’unanimité ; Le conseil se réunira pour définir les jours et mettre en place l’organisation nécessaire

 

Le conseil d’administration a donc présenté une proposition concernant la cotisation de la nouvelle saison.

Nous avons conscience que la cotisation permet d’adhérer à l’association et lui permet de faire face à ses dépenses et frais de fonctionnement. Chaque adhérent se voit ensuite proposer de participer à plusieurs activités proposées par des bénévoles de l’atelier. Des adhérents peuvent donc payer leur cotisation sans participer simplement afin que l’association perdure. Toutefois afin de tenir compte de cette situation hors norme le conseil propose que les adhérents à jour de leur cotisation pour la saison 2019/2020 ne payent que 15 euros par personne pour la saison 2020/2021.

La question est posée pour les couples. Il n’y aura pas de réduction chacun paiera 15€ afin d’éviter de compliquer les comptes.

Vote à l’unanimité

 

3 administrateurs étaient concernés par le renouvellement au bout de trois ans. La régler statutaire étant qu’un adhérent de plus d’un an dans l’association peut être élu administrateur pour une durée de trois ans renouvelables deux fois.

Lydia Rodier

Jacqueline Simonnet

Jean-Claude Echantillon

 

Les trois se représentaient et en absence de candidature écrite un appel était lancé dans la salle. Personne ne se présentant, il a été procédé à un vote à bulletin secret. Les voix obtenues sont les suivantes :

 

Lydia Rodier : 116

Jacqueline Simonnet : 109

Jean-Claude Echantillon : 108

 

Ces trois administrateurs se voient renouvelés pour une durée de trois ans.

 

Sans question complémentaire l’assemblée générale est clôturée à 17h

 

 

Le conseil d’administration peut se réunir afin d’élire son bureau.

 

Le bureau actuel est reconduit à l’unanimité :

 

Marc Julien : Président

Jean-Claude Echantillon : Vice-président

Colette Auger : Trésorière

Colette Lejeune : Trésorière adjointe

 

Il est pris note de la démission de Catherine Klein, chargée du poste de secrétaire, du fait de sa fonction d’élue au conseil municipal.

Un appel à candidature au conseil est lancé rappelant à chacun de l’importance pour les administrateurs d’avoir une fonction à responsabilité au sein de l’accueil et de l’importance du poste de secrétaire.

Nous ne notons aucune candidature.

 

Le conseil se réunira le lundi 21 septembre avec un ordre du jour bien précis

 

Candidature d’un ou une secrétaire

Organisation des inscriptions et choix des dates

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